surat rasmi

Surat rasmi merupakan surat yang ditulis secara formal dan dibuat khusus untuk tujuan dan perhubungan yang rasmi. Bukan sahaja berfungsi untuk perhubungan malahan, ia juga merupakan dokumen penting dalam membuktikan sebarang bukti contohnya perlantikkan ke jawatan tertentu ataupun sebagai akuan penerimaan dan sebagainya.

Surat ini ditulis adalah berpandukan kepada format-format yang khusus menggunakan bahasa yang formal, dan panggilan yang rasmi (Encik,Cik,Tuan,Puan dll). Nama yang digunakan di dalam surat juga pastikan nama benar yang digunakan di dalam kad pengenalan yang telah didaftarkan.

Penggunaan surat tersebut adalah untuk membuat:

  • aduan
  • bantahan
  • cadangan
  • membuat rayuan
  • memohon peruntukan
  • permohonan pekerjaan
  • membuat jemputan rasmi(acara sekolah,mesyuarat pibg dll)
  • surat menempah barangan atau tempat,

Juga pelbagai lagi sepertinya yang dinyatakan sebelumya contohnya perlantikan ke jawatan tertentu atau sebagai bagi menyatakan akuan tertentu. Hal ini adalah menjadi penting dalam kita memastikan atau membuktikan kesahihan dan penyerahan tanggungjawab yang rasmi.

Maka sekiranya berlaku apa-apa kecuaian, penafian mahupun sebarang perkara yang tidak wajar, surat tersebut akan menjadi dokumen penting yang menentukan siapa yang perlu dipertanggungjawabkan. Oleh itu, dapatlah kita lihat di sini peranan surat rasmi. Untuk pengetahuan sebab itulah kita perlu memasukkan nama yang benar mengikut dokumen pengenalan diri yang berdaftar. Sekiranya pengenalan diri pun samar-samar surat tersebut tidak lagi rasmi.

Perlu anda ketahui juga surat rasmi adalah medium perhubungan atau perantara yang penting di antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain. Secara lazim, surat rasmi dalam agensi Kerajaan dihantar untuk menyampai/mendapatkan maklumat, arahan, tindakan dan keputusan yang rasmi.

Kita sering mendengar surat perkeliling khususnya di dalam jabatan dan agensi kerajaan. Pekeliling juga merupakan surat rasmi yang diedarkan berkenaan sesuatu perkara untuk pengetahuan umum. Namun, seiring perkembangan teknologi maklumat yang pesat ini, kini surat rasmi sudah boleh dihantar/diterima melalui emel sahaja, selain melalui pos, ataupun faks.

Format Surat Rasmi.

Penulisan surat rasmi adalah tertakluk kepada format penulisan seperti yang berikut:

  1. Nama dan Alamat si pengirim,
    Nama dan alamat si pengirim wajib diletakkan di bahagian paling kiri atas.

Pemulaan nama dan alamat si pengirim perlu ditulis dalam HURUF BESAR.

Penghujung setiap baris hendaklah disertakan tanda koma(,) dan pada akhir alamat hendaklah disertakan tanda noktah(.).

alamat tersebut harus mengandungi nombor premis, nombor rumah, nombor jalan, nama lokaliti, nombor poskod, nama bandar, dan negeri.

Contoh:
Sufian Bin Abdullah
No 25, Jalan Masak,
89007 Keningau,
Sabah.

Kemudian diselang dengan satu baris, juga satu garisan melintang diletakkan sehingga hujung bagi membezakan alamat si pengirim dan penerima.

2.Nama, jawatan, dan alamat penerima

Nama penerima hendaklah ditulis dengan penuh(berserta bin/binti),

Bagaimana pula organisasi?

Jika penerima ialah sebuah organisasi, nama organisasi tersebut hendaklah ditulis dengan penuh.

Jawatan si penerima hendaklah ditulis di bawah nama si penerima.

Alamat si penerima adalah alamat pejabat yang merujuk kepada tempat jabatan,agensi atau organisasi beroperasi.

3. Tarikh surat ditulis

Tarikh surat ditulis wajib diletakkan di bahagian kanan surat iaitu sebaris dengan negeri penerima.

Tarikh surat mestilah ditulis dengan hari, bulan dan tahun (contoh: 21 Mei 2021).

4. Nama Panggilan Si Penerima

Panggilan penerima ditulis di bawah negeri penerima di bahagian kiri (Contoh: Dato Sri., Tuan, dll)

5. Tajuk Surat

Tajuk surat adalah ringkas dan padat, jangan ditulis terlalu panjang.

Ditulis dengan Huruf Besar kesemuanya dan hitam.

6. Isi(Aduan,Arahan,Bantahan dll yang berkaitan).

Perenggan pertama, hendaklah dinyatakan tujuan surat ini ditulis kepada penerima.

Perenggan kedua, adalah huraian kenapa surat tersebut ditulis.

Bagi perenggan kedua dan perenggan seterusnya, nombor perenggan harus ditelakkan pada awal setiap perenggan.

Perenggan ketiga, adalah kata penutup seperti harapan dan disertakan dengan ucapan terima kasih kepada penerima.

7. Tandatangan Si Pengirim

Untuk pengesahan bahawa anda ialah penulis tersebut.

Dibawah tandatangan tersebut si pengirim hendaklah meletakkan nama penuh dimana kesemuanya adalah huruf besar yang dihitamkan.

Semoga perkongsian ini dapat memberikan pengetahuan dan manfaat kepada anda semua. Selamat mencuba menulis surat rasmi!

SUMBER:

https://semakanonline.com/contoh-surat-kiriman-rasmi/

https://fuh.my/surat-rasmi/

surat+kiriman+rasmi.jpg (693×839) (bp.blogspot.com)

Summary
Pengenalan Format Surat Rasmi
Article Name
Pengenalan Format Surat Rasmi
Description
Surat rasmi merupakan surat yang ditulis secara formal dan dibuat khusus untuk tujuan dan perhubungan yang rasmi. Bukan sahaja berfungsi untuk perhubungan malahan, ia juga merupakan dokumen penting dalam membuktikan sebarang bukti contohnya perlantikkan ke jawatan tertentu ataupun sebagai akuan penerimaan dan sebagainya.
Publisher Name
Ceria Sihat
Tagged: